Num mundo cada vez mais globalizado em que as práticas de profissionalização e de governança corporativa se tornam pré-requisitos de idoneidade, especialmente para garantir o potencial de segurança das empresas, o Compliance trabalhista, surge como uma ferramenta poderosa de integração de boas práticas corporativas com impactos em toda a organização.
No Brasil, esta concepção ganhou destaque com a Lei de Prevenção à Lavagem de Dinheiro (Lei 9.613/98) e com a Lei Anticorrupção (Lei 12.846/2014) que permite a responsabilização criminal, civil e administrativa de seus dirigentes pela prática atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira.
O que é Compliance no Trabalho?
Compliance trabalhista é uma área de Compliance que se concentra na conformidade com as leis e regulamentos trabalhistas.
Envolve a adoção de políticas, procedimentos e práticas que garantam que uma empresa esteja conforme as leis trabalhistas aplicáveis, tanto nacionalmente quanto internacionalmente, dependendo da operação da empresa.
O objetivo do compliance trabalhista é evitar violações das leis trabalhistas, proteger os direitos dos funcionários e promover um ambiente de trabalho justo e seguro. Isso inclui o cumprimento de leis relacionadas a:
- Salários e benefícios;
- Horas de trabalho;
- Saúde e segurança ocupacional;
- Discriminação;
- Assédio;
- Relações sindicais, entre outros aspectos do direito do trabalho.
Além do Compliance genérico, desenvolvido a partir dos critérios da Governança Corporativa e da Lei Anticorrupção, que está mais ligado à esfera da Administração Pública.
O Compliance Trabalhista também vem ganhando visibilidade exatamente por tangibilizar um ativo que muitas vezes passa despercebido pela maioria das empresas: a gestão do Direito Coletivo e Individual do Trabalho, pela Gestão dos Recursos Humanos e pelo auxílio na tomada de decisões dos dirigentes.
Quais são os 9 pilares do compliance trabalhista?
O compliance trabalhista é moldado por nove pilares básicos, que visam perpetuar o programa, solidificando e trazendo efetividade a ele.
São eles:
- Suporte da Alta Administração;
- Avaliação de Riscos;
- Código de Conduta, Regulamento Interno e Políticas das Empresas;
- Controles Internos;
- Treinamentos;
- Canais de Denúncia;
- Investigações internas;
- Due Dilligence;
- Auditoria e Monitoramento.
Vejamos então, cada um isoladamente e suas características e particularidades.
1. Suporte da alta administração na aplicação do Compliance Trabalhista:
Em primeiro lugar, para que qualquer programa implementado dentro de uma empresa funcione, todos devem segui-lo, principalmente os diretores da empresa.
Já que eles são a representação da cultura da empresa, devem servir de exemplo a todos.
Desse modo, a alta administração deve apoiar e se envolver no planejamento e execução de todas as ações.
E para isso, é necessário um profissional especializado na prática de compliance, pois ele será o responsável por implantar o projeto desde o início.
2. Avaliação de riscos:
Uma vez que as metas a serem atingidas foram definidas, é hora de mapear os riscos internos e externos aos quais a empresa possa estar exposta.
Com métodos e técnicas apropriadas e sempre considerando as leis e as normas internas da organização, é possível prever os obstáculos de forma a evitá-los criando soluções estratégicas.
Essa etapa extremamente importante também é conhecida como CRA (Compliance Risk Assessment).
Ela é considerada tão importante porque é a etapa onde todos os riscos potenciais serão levantados e os possíveis impactos serão traçados.
3. Código de conduta, Regulamento interno e Políticas das Empresas:
O código de conduta de uma empresa é o material que traz todas as políticas internas que a organização vê como essencial e serve como guia para o cumprimento do programa de compliance.
Seu propósito é não apenas se manter dentro das leis, mas também, mas garantir integridade da cultura organizacional e valorizar os comportamentos éticos.
4. Controles Internos:
São mecanismos criados pela empresa para garantir o controle dos riscos internos e externos, de forma que sejam minimizados.
Utilizar os registros contábeis e financeiros são uma opção para mostrar a transparência real dos negócios.
Seu propósito é reduzir os riscos anteriormente levantados, em contrapartida, se utilizados de forma incorreta podem interferir nas atividades que sustentam a empresa.
5. Treinamentos:
Treinar e capacitar periodicamente de forma adequada todos os funcionários, tendo como base os padrões estabelecidos, valores e procedimentos internos adotados, deve ser prioridade.
Assim, os colaboradores entendem exatamente seus objetivos, regras e papéis individuais.
Dessa forma, a cultura ética da empresa é disseminada de forma natural e o trabalho de cada colaborador é moldado pelos conceitos e princípios adotados.
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6. Canais de Denúncia:
A empresa deve garantir que seus funcionários tenham meios para denunciar qualquer possível violação ao código de conduta, de forma segura e anônima.
Podem ser eles e-mails, telefones ou qualquer outro meio de comunicação.
Isso garante a consciência sobre a importância do compliance e sua aplicação.
7. Investigações Internas:
Ao aplicar o pilar anterior, pode ser que comece a acontecer denúncias de práticas indevidas, investigações internas devem ser instauradas.
Cabe a empresa investigar todo e qualquer indício de comportamento ilícito ou antiético apontado nos canais de denúncia.
Cabe a ela também posteriormente tomar as medidas cabíveis para suas correções e se necessárias, punições.
8. Due Dilligence:
Também chamada de Diligência Prévia, o programa de compliance não pode e nem deve ficar restrito somente ao quadro interno da empresa.
Todos os fornecedores, distribuidores, representantes e parceiros devem ser submetidos a uma rigorosa diligência prévia.
Por fim, antes de firmar a relação contratual, é importante avaliar o histórico e evitar que a empresa se coloque em situações de riscos legais.
9. Auditoria e Monitoramento do Compliance Trabalhista:
O último, porém, não menos importante pilar é a conferência da aplicação dos demais pilares.
Após implementar o programa de compliance na organização, é preciso saber se ele de fato funcionou.
Portanto, a forma de realizar essa conferência é monitorando de perto regularmente e realizando auditorias periódicas, que devem ser contínuas.
Estruturação de um programa de compliance trabalhista
A estruturação de um programa de Compliance Trabalhista requer o engajamento e vontade dos dirigentes da empresa para proporcionar uma organização completamente conforme com a legislação nacional e eventualmente internacional.
Dependendo da operação desta empresa, mas, acima de tudo, é uma ferramenta que garante que os fluxos dos funcionários e da gestão interna dos Recursos Humanos e Societários sejam de tal forma que blindam a empresa em eventuais passivos trabalhistas futuros.
Ou seja, o engajamento dos dirigentes faz com que o programa preventivo seja criado, padronizado e ramificado para todas as áreas da empresa.
Sua aplicação acontece da seguinte maneira:
- É realizada uma análise do objetivo social para correto enquadramento sindical e normas coletivas;
- Realização da micro e macro gestão de Recursos Humanos e por meio dos procedimentos técnicos na gestão dos funcionários.
- Chegando finalmente à Gestão Corporativa com os dirigentes e na assessoria do dia a dia nas condutas e na tomada de decisões na empresa, com reflexos trabalhistas e financeiros de uma maneira geral.
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Como fazer um compliance trabalhista?
Para aplicar o compliance trabalhista em uma empresa, é necessário seguir algumas etapas importantes. Aqui estão algumas orientações gerais:
Conheça as leis trabalhistas: Familiarize-se com as leis e regulamentos trabalhistas aplicáveis ao seu país e setor. Isso inclui leis relacionadas a salários, horas de trabalho, saúde e segurança ocupacional, relações sindicais, discriminação, entre outros.
Avalie o ambiente atual: Faça uma análise interna para identificar possíveis áreas de não conformidade ou riscos trabalhistas. Isso pode envolver revisar políticas existentes, contratos de trabalho, práticas de recrutamento e seleção, entre outros.
Desenvolva políticas e procedimentos: Crie políticas e procedimentos claros que abordem as leis trabalhistas relevantes. Isso pode incluir políticas de igualdade de oportunidades, prevenção de assédio, gestão de horas extras, entre outras.
Treine os funcionários: Realize treinamentos regulares para garantir que os funcionários estejam cientes das políticas e práticas trabalhistas da empresa. Isso pode incluir treinamentos sobre direitos e responsabilidades, prevenção de assédio, segurança no trabalho, entre outros.
Estabeleça canais de denúncia: Crie um sistema de denúncias confidencial e acessível para que os funcionários possam relatar violações ou preocupações relacionadas às leis trabalhistas. Além disso, é importante tratar as denúncias corretamente e que não haja retaliação contra os denunciantes.
Monitore e audite: Realize auditorias internas regulares para verificar a conformidade com as políticas e procedimentos trabalhistas. Monitore também as práticas de gestão de contratos de trabalho, folhas de pagamento, horas trabalhadas, entre outros aspectos relevantes.
Aja corretivamente: Em caso de violações ou não conformidades, tome medidas corretivas apropriadas. Isso pode envolver:
- Ações disciplinares;
- Revisão de políticas ou procedimentos;
- Treinamentos adicionais, entre outras ações necessárias para garantir a conformidade.
Mantenha-se atualizado: esteja atento às mudanças nas leis trabalhistas e faça as atualizações necessárias em suas políticas e práticas. Mantenha-se informado sobre as melhores práticas e tendências na área de compliance trabalhista.
O que é ser demitido por compliance?
Ser demitido por compliance significa que um funcionário foi dispensado de seu emprego devido a violações das políticas de conformidade ou por não cumprir os requisitos legais, ou regulatórios estabelecidos pela empresa.
Essas violações podem incluir:
- Condutas antiéticas;
- Comportamento inadequado, não conformidade com as leis trabalhistas;
- Práticas de corrupção, entre outros.
Quando um funcionário é demitido por compliance, geralmente significa que a empresa levou a sério a importância da conformidade e tomou medidas para garantir que as regras e regulamentos sejam seguidos.
A demissão por compliance é uma ação disciplinar que visa proteger a integridade da empresa, manter um ambiente de trabalho ético e garantir a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
Como transformar profissionais em agentes de Compliance?
Não há ninguém melhor do que os funcionários para disseminar a Cultura de Integridade em uma empresa. No entanto, é preciso que, antes, todos consigam entender do que se trata na prática. Por isso, os treinamentos e a comunicação adequada são fundamentais para que o Compliance funcione.
Assim, a reação em cadeia é certa: os próprios colaboradores se colocarão como agentes de Compliance ao cobrarem dos colegas uma conduta ética, transparente e responsável.
“As empresas são formadas por pessoas e são elas que fazem o certo ou o errado”, lembra Giovanini, que é um dos fundadores da tríade de empresas Contato Seguro, Compliance Total e Compliance Station, com sede em Porto Alegre, Rio Grande do Sul.
De acordo com o especialista, basta fazer com que os profissionais enxerguem soluções para problemas que eles mesmos enfrentam em suas rotinas, como:
- Exposição a condições humilhantes;
- Exigência de metas inatingíveis;
- Desrespeito, ofensas públicas;
- Sobrecarga de trabalho.
Se, ao explicar as medidas de Compliance, os cenários apresentados forem familiares para os funcionários, mais facilmente eles conseguirão entender a importância do Programa de Integridade, que impacta diretamente na sua saúde e desempenho profissional.
Para tanto, é preciso citar situações próximas à sua realidade para que eles consigam se enxergar nas transformações que virão pela frente. Só assim – apontando e validando os benefícios do Compliance – será possível criar uma atmosfera de confiança e de credibilidade no ambiente interno.
Conclusão
Portanto, após entendermos o conceito de compliance trabalhista, fica claro que a empresa deva estabelecer códigos de conduta e ética de funcionários.
Além disso, é essencial a criação de mecanismos de denúncias para que os colaboradores possam utilizar e se sentirem à vontade para se queixar antes de tomar uma medida como o pedido de demissão ou a propositura de uma reclamatória trabalhista, por exemplo.
A área de Compliance Trabalhista do Küster Machado interage com os critérios internos da empresa, cumprindo regras claras e objetivas no momento de estabelecer os Direitos Coletivos e Individuais por meio dos contratos de trabalho.
Pela micro e macro gestão dos Recursos Humanos de maneira a criar condições para que as práticas dos funcionários sejam devidamente armazenadas e controladas.
Assim, isto garante respaldo para a empresa em eventual ajuizamento de ações trabalhistas, e assessoria aos dirigentes na tomada de decisões do ponto de vista gerencial, estratégico e societário. Já KYC e KYE interagem com critérios relacionados aos indivíduos, ao melhor recrutamento e seleção.
Além disso, ao estabelecimento de códigos de condutas que evitem o descompasso da contratação e do desempenho dos funcionários no resultado final da empresa.
Por fim, ambos os casos têm relevância e impacto para a Governança Corporativa eis que auxiliam na entrega de resultados melhores para a empresa, deixam as regras mais claras e proporcionam a conformidade com a legislação vigente.
