O Grupo Heineken está transformando a forma como conduz reuniões online. Desde 2023, a empresa adotou o “Modo Reunião”, um conjunto de boas práticas criado para tornar os encontros virtuais mais eficientes e menos exaustivos.
A iniciativa tem como foco o bem-estar dos colaboradores e a otimização do tempo durante o expediente.
A proposta foi desenvolvida após a consolidação do trabalho remoto nas áreas corporativas da companhia, um movimento acelerado durante a pandemia.
Em 2024, o programa foi implementado nas áreas de Finanças & Compras, Marketing, Digital & Tecnologia e Pessoas.
Os resultados superaram as expectativas: a produtividade subiu 18% (bem acima da meta de 5%) e a favorabilidade na pesquisa de clima aumentou de 60% para 71%.
Como fazer reuniões online mais produtivas?
A Heineken estruturou seu guia de boas práticas em sete pilares fundamentais, com foco em promover encontros mais objetivos e respeitosos com o tempo dos participantes. Confira as diretrizes:
- As reuniões devem ocorrer exclusivamente dentro do horário comercial.
- A duração recomendada varia entre 25 e 45 minutos, permitindo pausas e intervalos.
- Reuniões que ultrapassem 1h30 devem incluir ao menos 10 minutos de descanso.
- Não é permitido agendar reuniões durante o horário de almoço.
- As sextas-feiras à tarde devem ser livres de reuniões, priorizando foco individual.
- Reuniões com equipes de vendas devem acontecer, preferencialmente, às segundas-feiras.
- As apresentações devem ser objetivas, com até sete slides.
Além dessas diretrizes, o guia recomenda que organizadores enviem convites com pelo menos 24 horas de antecedência, listando participantes e objetivos da reunião.
Já os convidados devem questionar convites pouco claros e, se necessário, delegar um representante.
A redução do número de reuniões, aliada à adoção de regras claras para sua condução, foi apontada pelos funcionários como um fator que contribuiu para maior eficiência nas rotinas de trabalho.
Segundo a diretora de Pessoas da Heineken, responsável pelo projeto, essa mudança resultou em aumento da produtividade no trabalho e proporcionou mais tempo para autocuidado e desenvolvimento de habilidades.
Como se chama uma reunião online?
No universo corporativo, as reuniões online também são conhecidas como videoconferências, encontros virtuais ou web meetings.
Elas se tornaram uma prática amplamente adotada com o crescimento do trabalho remoto e híbrido.
Essas reuniões permitem a comunicação síncrona entre profissionais de diferentes locais, sendo fundamentais para decisões rápidas e alinhamentos entre times.
Segundo especialistas em comportamento organizacional, o problema não está na quantidade de reuniões, mas na falta de estrutura e propósito.
Nesse sentido, o “Modo Reunião” busca resgatar o valor do encontro como uma ferramenta de troca e colaboração, e não como um hábito improdutivo.
Treinamento e tecnologia a favor da produtividade
A área de Digital & Tecnologia da Heineken teve papel decisivo no projeto ao oferecer treinamentos voltados à produtividade digital.
Os colaboradores receberam orientações sobre como usar ferramentas como Teams, Outlook, Planner e Copilot de forma mais estratégica.
O objetivo é tornar o trabalho remoto mais fluido e eficaz, priorizando a comunicação assíncrona e reduzindo o excesso de reuniões.
O investimento em capacitação digital fortaleceu a autonomia dos profissionais e elevou a qualidade das entregas.
Para a liderança do projeto, trabalhar melhor em equipe também envolve reconhecer que nem sempre é necessário que todos estejam conectados simultaneamente.
Uma mudança na cultura corporativa
A proposta do “Modo Reunião” é mais do que operacional: ela representa uma mudança de cultura.
A iniciativa foi cocriada entre as áreas de Pessoas, Desenvolvimento & Cultura e Diretoria de Felicidade, com apoio dos vice-presidentes das áreas envolvidas.
Com a nova política, a companhia busca reforçar o respeito ao tempo das pessoas e valorizar momentos de concentração, foco e aprendizado.
Além disso, a redução do número de reuniões contribui para um ambiente de trabalho mais equilibrado, com menos sobrecarga cognitiva.
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Repercussão entre os colaboradores
Segundo a pesquisa de clima organizacional da Heineken, a percepção dos colaboradores sobre o tempo gasto em reuniões melhorou consideravelmente.
Profissionais relatam sentir-se mais produtivos, com mais autonomia para organizar seus dias e com tempo disponível para iniciativas de desenvolvimento pessoal.
Embora a prática ainda esteja em fase de amadurecimento, os resultados iniciais reforçam que mudanças simples podem gerar grandes impactos.
Bem-estar como estratégia de negócio
A diretora de Pessoas da companhia afirmou, em entrevistas à imprensa, que a medida faz parte do compromisso da empresa com a construção de um ambiente de trabalho mais saudável.
Segundo ela, a Heineken é movida pela paixão em ser a melhor cervejaria para colaboradores, parceiros e sociedade — e isso começa com o cuidado com as pessoas que fazem parte da organização.
Para a Heineken, o “Modo Reunião” é mais um exemplo de como cultura organizacional e práticas corporativas devem andar lado a lado.
Ao tornar as reuniões online mais objetivas e respeitosas, a empresa não só melhora seus resultados, como também fortalece o engajamento e o bem-estar de sua equipe.
Com a crescente adoção do trabalho remoto e híbrido em diversas empresas, iniciativas como essa ganham ainda mais relevância.
A Heineken demonstra que, ao repensar práticas tradicionais, é possível criar um modelo de trabalho mais eficiente, humano e sustentável.
