O holerite, ou contracheque, é um documento que a empresa deve entregar aos seus colaboradores, conforme está previsto em lei. Mas ele deve cumprir uma série de requisitos e conter informações fundamentais para que o trabalhador entenda o valor recebido.
A empresa precisa conhecer esses dados para cumprir suas obrigações trabalhistas e, para demonstrar que está em dia com elas, precisa guardar esse documento por 5 anos. Ou seja, também é necessário saber a melhor forma de fazer isso.
Venha conhecer mais sobre o holerite, esse documento tão importante para a empresa e os colaboradores!
O que é holerite?
Holerite se trata de um documento que a empresa fornece ao empregado, a título de comprovar que ela depositou o pagamento.
A emissão desse documento é mensal e nele constam informações importantes para que o trabalhador acompanhe e entenda o valor do salário que o empregador depositou.
Por exemplo, salário, descontos e benefícios daquele mês. Ainda que seja um documento simples, ele é importante para os funcionários e para as próprias empresas.
Afinal, ele comprova que houve o pagamento de salário e o cumprimento dos direitos trabalhistas, como pagamento de adicionais, horas extras e outros.
Dessa forma, ele colabora para a existência de uma relação mais transparente entre a empresa e os funcionários.
Mas além das vantagens que oferece, o holerite é obrigatório por lei e as empresas que possuem trabalhadores celetistas devem fazer sua emissão até o 5º dia útil seguinte ao mês trabalhado.
Para que serve o holerite?
Como ficou claro, o holerite é um documento que contém dados sobre os pagamentos dos colaboradores, sendo muito importante para eles e para a empresa.
Tanto é que a recomendação é que ambas as partes guardem todos eles pelo período mínimo de 5 anos.
Além de oferecer transparência no salário do trabalhador e comprovar o pagamento correto do salário, justificando os descontos, ele pode ser útil para:
- comprovar a renda do colaborador, caso seja necessário, para que ele possa comprar ou alugar um imóvel;
- oferecer base para cálculo de descontos salariais, garantindo o cumprimento das leis fiscais;
- comprovar renda, também, caso o colaborador vá abrir uma conta em banco, ou solicitar financiamentos;
- demonstrar com provas concretas o que foi acordado entre colaborador e empresa em termos de salários ou de revisões contratuais;
- comprovar o vínculo empregatício do colaborador com a empresa, caso seja necessário ingressar com ações trabalhistas;
- mostrar a evolução salarial conforme o tempo de trabalho do colaborador;
- comprovar vínculo trabalhista daqueles que tirarão visto para viagens ao exterior.
Por fim, o holerite pode ajudar os trabalhadores mais organizados a manter seus dados financeiros em dia, bem como a se prepararem para os gastos dos próximos meses.
O que deve ter no holerite?
O holerite é um documento legal, portanto deve seguir um padrão e de conter determinadas informações. São elas:
- os dados da empresa (nome, razão social, CNPJ e endereço), bem como do funcionário (nome completo, PIS, CPF, cargo, função e registro na empresa), dispostos em um cabeçalho;
- a data deve, também, estar no cabeçalho, porque ela pode justificar determinados descontos ou acréscimos, como o 13º;
- códigos que a empresa utiliza para identificar as informações e eles devem estar dispostos na lateral esquerda do documento;
- em sua descrição, ficam as informações principais sobre o salário, como carga horária, se houve horas extras, os valores adicionais como bonificações, os descontos como Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), dentre outros;
- valor do salário bruto e líquido, depois de aplicados os descontos;
- no documento também há os valores de referência para interpretação das informações conforme as horas trabalhadas;
- logo após, no holerite, estão informações sobre os vencimentos e descontos referentes ao mês do salário, como comissões, adicionais, faltas e atrasos.
Além dos descontos obrigatórios, há aqueles não obrigatórios e eles também aparecem no holerite. São exemplos deles:
- obrigatórios: impostos (IRRF), INSS, FGTS.
- não obrigatórios: vale-transporte, vale-alimentação e vale-refeição, plano de saúde.
O que a lei diz sobre o holerite?
Como ficou claro, o holerite é um documento legal, obrigatório para todas as empresas com empregados celetistas. A Consolidação das Leis do Trabalho dispõe sobre ele no art. 464, com o seguinte texto:
“O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.”
Art. 464 da CLT
Em seu parágrafo único, há o complemento sobre o tema:
“Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho.”
Art. 464 da CLT, Parágrafo único.
É possível observar que a lei não menciona o holerite. Essa palavra surgiu em 1880, em homenagem ao inventor de uma máquina processadora de dados, Herman Hollerith.
Contudo, há previsão da entrega de recibo de salário, o qual o empregador deve entregar ao colaborador. O que ele pode fazer por meio de recibo físico, depósito em conta bancária ou de outras formas previstas, ou não excluídas pela lei.
Do contrário, ele poderá enfrentar complicações legais, como processos trabalhistas pelos próprios funcionários.
Quando a empresa entrega o holerite, o profissional deve assinar na mesma hora, para comprovar seu recebimento.
Afinal, o documento visa assegurar que as duas partes estão cumprindo suas obrigações legais e possuem um vínculo trabalhistas.
Quando a assinatura não for possível por algum motivo, o colaborador pode deixar sua impressão digital como forma de provar que recebeu seu holerite. Mas, nesse caso, é preciso que haja duas testemunhas que confirmem que houve entrega e recebimento do documento.
A empresa é obrigada a entregar o holerite?
Como dispõe o art. 464 da CLT, a empresa é obrigada a fazer a emissão do holerite.
A forma como ela fará isso, se do modo tradicional, se online, não é importante, desde que tanto empregador, como empregador possam comprovar renda e pagamento.
Há consequências para o empregador que não emite o holerite, como o enfrentamento de ações trabalhistas.
Também é possível que ele receba multas decorrentes do descumprimento da lei e até fique devendo pagamento por danos morais, se o funcionário comprovar que foi privado de fazer alguma coisa pela falta de comprovação de renda. Por exemplo, de comprar ou alugar um imóvel.
Quais são os tipos de holerite?
Os tipos de holerite estão relacionados às formas de entregar o documento aos colaboradores. Eles são o impresso, também conhecido por tradicional, e o digital, também conhecido por online.
As empresas podem escolher qualquer um deles, porque ambos têm validade legal. Contudo, suas diferenças práticas podem fazer com que elas achem um mais eficiente que o outro.
Para compreender o motivo, conheça as características deles, abaixo.
Tradicional/impresso
Ainda é a forma que muitas empresas utilizam, perdurando pelo tempo desde quando surgiu a obrigação legal, com a vigência da CLT.
Esse formato recebe este nome porque ele é, literalmente, impresso e assinado em uma folha física de papel.
Os colaboradores do RH costumam fazer esse tipo de holerite em planilhas, de modo que eles podem replicá-las para cada funcionário, preenchendo com as informações individuais deles.
Com os dados preenchidos e com a confirmação de que está tudo certo, faz-se a impressão de duas vias. Uma delas ficará com o colaborador, outra com a empresa.
Importa ressaltar que, ainda que seu uso seja difundido, esse meio de entregar o holerite sofre com riscos de erro humano. Afinal, ele depende de uma pessoa para digitar cada um dos dados necessários ao documento.
Com o passar do tempo e a repetitividade da tarefa, é possível que haja preenchimento errado das informações, causando problemas para a empresa.
Digital/online
Esse tipo de holerite surgiu como uma revolução tecnológica para automatizar tarefas e resguardar informações confidenciais de acesso não autorizado.
Ele se caracteriza pelo uso de um sistema (software), por meio do qual os colaboradores têm acesso ao seu holerite, de onde estiverem e quando quiserem. O mesmo vale para outras informações suas, como o controle de ponto.
Ao fazer a instalação dessa solução em seus dispositivos móveis, os colaboradores podem registrar seu ponto de onde estiverem, com ou sem acesso à internet.
Com esses dados registrados, o próprio sistema fecha a folha de pagamento e faz a emissão do holerite automaticamente. Também é possível compartilhar esses dados por e-mail, acesso ao sistema ou em nuvem.
Além dessa vantagem, a empresa pode economizar, parando de utilizar papel, e colaborar para a sustentabilidade, pelo mesmo motivo.
O pessoal do RH também pode reduzir seu tempo em tarefas burocráticas, focando em questões mais estratégicas para a empresa, como treinamento e desenvolvimento para aprimorar habilidades dos funcionários, ou analisar dados e relatórios.
Além disso, as informações se encontram seguras na nuvem, não podem sumir, nem serem acessadas por pessoas sem autorização.
Elas estão seguras até mesmo se houver problema com o hardware dos computadores, porque não ficam salvas neles.
Com isso, a empresa cumpre mais uma obrigação legal, que é manter os dados protegidos conforme dita a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
O holerite online também oferece vantagens ao colaborador porque ele ganha flexibilidade para acessar essas informações e imprimi-las quando quiser.
Além disso, ele também tem os dados seguros, não correndo risco de perder documentos, já que estão salvos na nuvem. Ou seja, para eles há o benefício da praticidade e segurança.
Como fazer o cálculo do holerite?
Como foi possível notar, o holerite conta com inúmeros detalhes e números necessários para a realização do cálculo. Mas é possível simplificá-los seguindo as instruções a seguir:
Categorização dos colaboradores
O ideal é agrupar os funcionários por setor ou área de trabalho, assim, será mais fácil consultar as convenções coletivas de cada categoria, para garantir a aplicação correta das normas.
Criação da planilha
Os dados precisam estar organizados, para que todo o preenchimento do documento seja feito com mais eficiência e com padronização.
Isso facilita para o RH quando fizer a emissão para vários funcionários em um mesmo dia, porque a mesma planilha pode ser utilizada para todos os colaboradores
Para fazer essa organização de dados, é possível usar uma planilha, colocando colunas com dados como nome, endereço, CTPS, cargo, função e outros dados relevantes dos colaboradores.
Personalização dos dados
É importante destacar que os dados do holerite são personalizados para cada funcionário e conforme cada empresa.
Isso porque eles podem diferir em seus descontos obrigatórios (INSS, FGTS e IR), e demais descontos realizados pela empresa (vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, entre outros).
Cálculo dos descontos obrigatórios
É preciso aplicar as alíquotas corretas do INSS, FGTS e IR de acordo com o salário-base de cada colaborador, de modo que este é outro detalhe que exige atenção. Nesse caso, é possível otimizar fórmulas na planilha para automatizar os cálculos e evitar erros.
Cálculo dos descontos em folha
Os descontos em folha são todos aqueles que serão deduzidos no salário-base, como vale-transporte, plano de saúde e outros descontos, obrigatórios ou não.
Eles podem variar segundo a convenção coletiva de cada categoria e pode haver diferenças na legislação trabalhista para cada caso. Por isso, é importante se atentar e manter a atualização em relação a elas.
Feito isso, é necessário fazer a soma de todos eles e chegar a um valor único para dedução.
Cálculo dos acréscimos
Também é necessário somar todos os valores que são acrescidos ao salário base, como horas extras, adicionais noturno e de insalubridade, bonificações, dentre outros. O resultado dessa soma será adicionado ao valor final do salário do colaborador.
Cálculo do salário líquido
Com o valor de todos os descontos obrigatórios ou não, em mãos, deve ser feita a subtração do total de deduções do salário-base e a soma do total de acréscimos, para obter o salário líquido do colaborador.
Formatação e apresentação
O holerite deve conter informações precisas, organizadas de forma clara, para que o colaborador consiga ler e entender.
É importante que ele esteja bem formatado, com destaque para partes importantes como o nome da empresa, o mês de referência e a sua data de emissão.
Revisão e validação
Ao término do cálculo, é muito importante revisar o documento, analisando se as informações estão corretas, assim como os cálculos, antes de repassá-lo ao colaborador.
Uma forma de realizar os cálculos do holerite sem ter tanto trabalho, com eficiência e sem riscos de erros ao registrar dados é a utilização de softwares focados no Departamento Pessoal. Isso contribui para automatizar o processo e trazer mais eficiência para o setor.
Neles, o próprio sistema reúne os dados referentes aos colaboradores, faz as somas que são necessárias e disponibiliza o documento para eles.
Ao ser configurado pela empresa, ela pode incluir diferenças de descontos ou acréscimos, conforme as categorias.
Dessa forma, ao usar um software, a empresa também garante que está atuando conforme as leis trabalhistas.
Além disso, ele possibilita armazenar os demonstrativos de pagamento no sistema, para que os colaboradores o acessem sempre que precisarem.
Como fazer demonstrativo de pagamento?
O demonstrativo de pagamento, diferente do holerite, é um documento opcional que apresenta mais detalhes que o holerite sobre a remuneração do funcionário em um determinado período.
Ele pode ser solicitado pelo próprio colaborador ou pela empresa para fins específicos, como comprovação de renda, para financiamentos e outros.
Este documento apresenta uma determinada ordem para dispor das informações e ter legibilidade, porque ele visa facilitar a compreensão sobre o salário, descontos e benefícios.
Por isso, ele é mais completo em suas informações, contendo adicionais como o histórico de pagamentos, os detalhes dos descontos, dentre outros dados.
Ainda assim, ele não pode ser utilizado como contestação em ações trabalhistas pelo funcionário. Para isso serve o holerite.
Com o conceito de demonstrativo de pagamento claro, é importante frisar que, muitas vezes, ele se parece muito com um holerite. Uma de suas similaridades é a forma como são calculados.
Leia mais:
Como calcular um demonstrativo?
Para fazer um demonstrativo de pagamento é possível seguir o seguinte passo a passo:
1. Identificar o salário base do colaborador
O valor do salário-base será utilizado conforme estabelecido no contrato de trabalho. Por isso é preciso registrá-lo dessa forma.
2. Verificar a realização de horas extras.
Se houver horas extras, é necessário calculá-las com base no valor do salário-base. Elas devem ser contabilizadas como adicionais, seguindo as regras previstas na legislação e/ou no acordo coletivo.
3. Identificar benefícios
É preciso listar todos os benefícios que o colaborador recebe e que são descontados, com o devido valor do desconto. Por exemplo, plano de saúde, vale-transporte, vale-alimentação, entre outros.
4. Verificar adicionais
É importante adicionar ao cálculo os adicionais aos quais o trabalhador tem direito, como adicional noturno, insalubridade, periculosidade, bonificações e outros.
5. Fazer as deduções obrigatórias
As deduções obrigatórias devem ser calculadas e registradas, como INSS, FGTS e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). É preciso atenção para utilizar as alíquotas corretas, conforme o salário-base e a legislação vigente.
6. Verificar
Nenhuma informação pode ser esquecida, por isso é importante checar se há outros descontos obrigatórios ou que não foram considerados.
Por exemplo, como faltas não justificadas, adiantamentos salariais, contribuições sindicais, entre outros.
7. Somar todos os valores devidos ao colaborador
Ao chegar neste passo, é preciso calcular o total dos valores brutos, incluindo salário-base, horas extras, adicionais e benefícios.
Em seguida, realiza-se o cálculo total das deduções, somando-as todas e outros descontos.
8. Deduzir os descontos do total
Por fim, deve-se subtrair o total de descontos do total bruto devido ao colaborador para determinar o salário líquido, ou seja, o valor que ele realmente receberá.
Formatação e apresentação
O demonstrativo precisa oferecer clareza nas suas informações, por isso elas devem estar completas e organizadas de forma clara. São exemplos de dados que não podem faltar:
- dados do colaborador (nome, endereço, CTPS);
- descontos obrigatórios e adicionais;
- total de descontos;
- salário bruto e líquido;
- informações da empresa (nome, CNPJ, dentre outros);
- mês de referência e data de emissão do demonstrativo.
Por fim, basta revisar o demonstrativo de pagamento para garantir que todas as informações e cálculos estão corretos e de que não há erros, antes de repassar o documento ao colaborador.
Principais dúvidas sobre holerite
A seguir, conheça a principal dúvida sobre holerite e folha de pagamento!
Holerite e folha de pagamento são a mesma coisa?
É comum associar a folha de pagamento ao holerite, porque eles têm algumas semelhanças: ambos estão relacionados ao pagamento dos colaboradores e reúnem informações importantes para eles e para as empresas.
Mas os dois documentos são diferentes e possuem finalidades diferentes.
O holerite, como foi possível aprender neste conteúdo, é uma espécie de recibo do salário, onde constam detalhes como os descontos e acréscimos no salário.
Por sua vez, a folha de pagamento contém a relação de todos os pagamentos que a empresa fez aos colaboradores.
Neste conteúdo sobre holerite foi possível perceber a importância deste documento, também chamado de contracheque.
Empregados podem utilizá-lo para comprovar seu vínculo com a empresa e comprovar sua renda diante de empréstimos ou compras de imóveis, por exemplo.
Já os empregadores devem emitir o documento para garantir que estão seguindo a lei e pagando seus funcionários corretamente.
Por isso, gestores e empresas precisam organizar esses documentos e guardá-los de modo que estejam acessíveis, sempre que for necessário.
Uma forma de fazer isso, com a garantia de segurança dos documentos e acesso apenas a pessoas autorizadas, é a digitalização do RH.
A digitalização consiste na automatização de atividades por meio de softwares e outras ferramentas digitais, reduzindo erros e facilitando processos do setor.
Sua implementação possibilita a emissão de holerites de forma automática, com o salvamento dos documentos em nuvem.
Dessa forma, não é possível perdê-los e o acesso a eles é fácil, bastando poucos cliques para encontrar qualquer documento salvo.
