Gestão de empresas é um assunto que interessa a negócios de todos os portes e você, gestor, se sente inseguro no trabalho por não conseguir produzir o quanto gostaria? Já cansou de trabalhar aos finais de semana para recuperar o atraso, mas mesmo assim você não tem resultados de sucesso? Você não está sozinho.
Um a cada três brasileiros sofre de esgotamento profissional. O excesso de trabalho é uma das causas principais. Quando o assunto é gestão de empresas, o estresse é redobrado.Mas você sabia que é possível trabalhar 20% e obter 80% dos resultados? Não. Não é uma fórmula mágica. Apenas uma estratégia que ajuda a direcionar seus esforços para as ações certas.
Continue lendo e saiba tudo sobre o Princípio de Pareto, uma técnica de gestão de processos que está revolucionando a produtividade de muitas empresas!
Gestão de empresas e os mitos da produtividade
É segunda-feira de manhã e você chega no trabalho e já tem uma lista imensa de tarefas. Você acelera o ritmo e faz tudo ao mesmo tempo. No final do expediente você está esgotado e se sente culpado por não entregar bons resultados.
Não é fácil conciliar tempo e produtividade. Mas trabalhar por muito tempo não significa trabalhar bem. A exaustão profissional não é equivalente a entrega de bons resultados.
O trabalhador brasileiro, por exemplo, leva em torno de uma hora para fazer o mesmo serviço que um norte-americano faz em 15 minutos. Esses dados são possíveis fazendo uma relação entre o PIB e o número total de horas trabalhadas.
Por outro lado, o trabalhador moderno é atormentado por um ritmo de autocobrança. Uma vez que a estabilidade profissional e financeira é um sonho unânime, a produtividade e o alto rendimento parecem ser o caminho possível para a conquista dele.
A exigência por produtividade excessiva pode provocar crises de ansiedade, alterações na pressão, insegurança excessiva e desânimo. Ao contrário do que muitos pensam, a autocobrança excessiva mais atrapalha do que ajuda.
Um dos mitos mais comuns em relação à produtividade é pensar que para ser produtivo você deve estar sempre ocupado. Aumentar a carga horária de trabalho, sem pausas de descanso, só vai te dar esgotamento físico e mental.
O tempo médio de concentração do ser humano é de no máximo 90 minutos. As pausas ajudam a produtividade e criatividade, além de ser uma recomendação ergonômica.
A NR17, norma regulamentadora do Ministério do Trabalho responsável por estabelecer os parâmetros ergonômicos no trabalho, determina que intervalos de descanso sejam incluídos na rotina diária de trabalho.
A ideia é favorecer o desempenho dos trabalhadores na empresa, respeitando suas necessidades e limites físicos e psicológicos. Uma gestão de empresas eficiente precisa priorizar os aspectos ergonômicos do trabalho.
Você não é uma máquina. Se você não cuida do seu corpo e da sua saúde, sua mente não vai funcionar muito bem. Entender os seus limites, físicos e mentais, e usar estratégias inteligentes para aproveitar seus picos de produtividade é o primeiro passo para seu sucesso profissional.
É possível trabalhar menos e ter maiores resultados? O princípio de Pareto nos mostra que sim.
O que é Princípio de Pareto?
O economista e sociólogo italiano Vilfredo Pareto percebeu uma vez que apenas 20% do plantio das vagens produziam 80% das ervilhas. Em outro momento, ele observou que 80% das terras da Itália pertenciam a apenas 20% da população.
Em 1940, Joseph Juran, consultor de negócios, aplicou os estudos de Pareto como metodologia de gestão de qualidade. A técnica ficou conhecida como Pareto, uma homenagem ao economista italiano.
Esse princípio pode ser aplicado tanto em análises econômicas, na gestão de grandes empresas, como na vida pessoal e profissional.
A lógica é: 80% dos resultados que você alcança é fruto de 20% dos seus esforços.
20% dos seus clientes são responsáveis por 80% do seu faturamento.
20% dos seus produtos são responsáveis por 80% das vendas.
20% da sua equipe produz 80% dos resultados.
Ou seja, 20% dos seus esforços podem produzir 80% dos resultados. Você pode gerenciar seus recursos de forma inteligente, concentrando suas ações e seu tempo em pontos estratégicos (os 20%) e alcançar resultados de muito sucesso (os 80%).
Como aplicar o Princípio de Pareto?
Você já percebeu que todo mundo tem as mesmas horas no dia, mas algumas pessoas conseguem resultados bem melhores que outras? Como elas conseguem alcançar mais, com menos tempo?
O segredo é: ter foco nos 20%. As demandas urgentes sempre vão existir. Mas nem todas elas são prioridade. O erro é colocar todo seu esforço em atividades que são secundárias, isso porque você ainda não entende o nível de prioridade de cada uma delas.
O princípio de Pareto não se baseia no esforço contínuo, onde você precisa sacrificar noites de sono para conseguir um bom resultado. O que realmente importa é focar seus esforços em ações que te darão um resultado assertivo.
Por exemplo, se você observar que 20% dos seus clientes são responsáveis pelos 80% de faturamento, você precisa dar atenção especial a esse cliente. Quem é esse cliente? O que ele deseja? Como você pode melhorar seu atendimento a ele?
Quando você identificar quais são os 20% que dão maior resultado, você vai conseguir ordenar suas prioridades.
Por isso, o primeiro passo é identificar os 20%. Depois de conhecer os esforços que geram os maiores resultados, você precisa organizar suas tarefas por ordem de prioridade.
Nem todo movimento é progresso. Você precisa fazer movimento, mas fazê-lo na direção certa.
Como priorizar suas tarefas?
Uma boa gestão de empresas começa do básico. Comece listando as seis prioridades para o dia seguinte. Em seguida, risque as 5 últimas. No dia seguinte, a primeira coisa a ser feita é trabalhar nessa prioridade que não foi riscada. Trabalhe nela por 90 minutos, sem distração.
Se esse método não funcionar para você, a revista de negócios Inc. deu outra dica muito legal. O primeiro passo é determinar o nível de esforço da atividade, e os resultados que ela gera. Dê uma numeração de 1 a 10 para cada um deles. Em seguida, para encontrar o nível de prioridade da tarefa, você vai dividir o número do esforço, pelo número de resultado.
Exemplo
Tipo de tarefa: Fazer uma planilha
Esforço = 10
Resultados = 2
Prioridade = (10:2) 5
Tipo de tarefa: Ligar para um cliente
Esforço = 4
Resultado = 4
Prioridade = 1
A tarefa com prioridade 1, é mais importante do que a tarefa prioridade 5. Por isso, comece por ela.
Com a lista de tarefas elencadas por prioridade, agora é hora de começar! Normalmente nós pensamos que começar pelas atividades mais fáceis é o caminho mais certo. Pode ser confortável. Mas muitas vezes é uma perda de tempo. Nunca deixe o mais importante para depois.
Além disso, depois de resolver uma tarefa mais difícil, as outras parecerão mais fáceis ainda.
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Como aplicar o Princípio de Pareto na gestão de empresas?
A vantagem do Princípio de Pareto é que ele funciona com dados reais. Ou seja, o que realmente importa são os resultados e processos da sua empresa, e não do concorrente. Adapte a regra 8020 para a realidade da empresa. Cada empresa tem problemas diferentes, mesmo partilhando o mesmo segmento econômico.
Por isso, aplique o princípio apenas a realidade da empresa. Outra dica importante é: não adote o Princípio de Pareto como uma lei universal. Ela não pode ser aplicada de forma inflexível, sem variações. O Princípio é uma forma de padronização, mas à medida que as circunstâncias vão mudando, ele pode se adaptar.
Por exemplo, sua equipe de vendas pode descobrir um nicho que ainda não foi explorado. Com o tempo, a concorrência pode descobrir esse mesmo nicho, aumentar a disputa e mudar o cenário. Ou alguma oscilação no mercado pode mudar o preço da sua matéria prima e diminuir o lucro das vendas.
Ou seja, mesmo que o Princípio de Pareto possa ser aplicado, os elementos de causa e efeito mudam mais do que você gostaria. Por isso, é importante sempre revisar suas estratégias e até mesmo mudar a forma de aplicar o Princípio de Pareto.
O que você pode fazer com os 80% que sobram?
Você já sabe que deve concentrar seus esforços em 20% das ações que geram 80% dos seus resultados. Mas isso não quer dizer que as outras atividades, que são os 80% restantes, devem ser deixadas de lado.
Uma gestão eficiente reavalia constantemente as estratégias para otimizar tempo e recurso. Dessa forma, você consegue identificar as tarefas que devem ser eliminadas. Mas faça essa avaliação com cuidado.
Um investimento que hoje não apresenta muitos resultados pode, com o tempo, trazer outros benefícios para a empresa.
Como o Princípio Pareto pode ajudar a aumentar a produtividade da sua equipe?
De acordo com a lógica do Princípio de Pareto, 20% da sua equipe é responsável por 80% dos seus resultados. Dessa forma, você pode identificar esses colaboradores e entender como eles trabalham e o que os torna tão produtivos. Com essas informações você pode entender como motivar mais a sua equipe.
Você também pode usar a lógica do Princípio de Pareto de forma inversa: dos 80% dos colaboradores, 20% apresentam menor produtividade. Propor diálogos, treinamentos de gestão de tempo e qualificações profissionais mais direcionadas, pode ser um caminho de melhoria para o rendimento desses colaboradores.
Mas é importante ouvi-los e entender se algum problema interno não é causa de improdutividade. O Princípio de Pareto é um aliado na gestão de empresas grandes e pequenas.
Todo mundo sonha em trabalhar menos e produzir mais. O grande desafio é encontrar ferramentas que nos ajudem nos processos. Nada é fácil. Mas a regra 80/20 é uma possibilidade de uma gestão eficiente e assertiva.
Agora que você já sabe como produzir 20% e alcançar 80% dos resultados na gestão de empresas, que tal superar o pico de rotatividade? Acesse o nosso artigo e confira o que fazer quando as taxas de retenção caem.
