O controle de férias é um processo recorrente nas empresas, que deve ser realizado pelo setor de gestão de pessoas.
Além de estar previsto na legislação brasileira, o descanso remunerado oferece ao colaborador a possibilidade de descanso prolongado e permite o colaborador voltar ao trabalho com mais ânimo e energia.
Porém, o controle de férias não pode ser aplicado de qualquer maneira no negócio, pois existem muitos riscos e problemas que podem acontecer. Os riscos rodeiam tanto a empresa quanto o colaborador que vive com incertezas, sem um calendário para controle de férias, gerando dificuldade de planejar seus dias de descanso.
Portanto, neste post, apresentaremos um passo a passo simples e prático de como fazer controle de férias, para poder começar a aplicar no negócio hoje mesmo, mantendo a empresa dentro das normas legislativas e, ao mesmo tempo, deixar seus colaboradores felizes.
O que é controle de férias?
O controle de férias é um processo estratégico realizado pelo RH para definir previamente os períodos de recesso de um colaborador. Esse planejamento organiza o controle de férias dos funcionários, garantindo-lhes o direito ao descanso remunerado.
Programar corretamente a ausência de um colaborador é essencial para que outros profissionais não se sintam sobrecarregados e a empresa também não deixe de funcionar.
Apesar de o conceito exigir atenção, ele não é complexo de ser aplicado e, mostraremos isso com a parte prática mais adiante.
Como é feito o controle de férias dos colaboradores segundo a lei?
Além disso, a legislação brasileira deixa claro, nos artigos 129 e 130 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), como as organizações devem realizar as férias dos trabalhadores, que têm seu direito de descanso remunerado quando o contrato de trabalho completa 12 meses.
O que mudou nas férias com a reforma trabalhista foi a decisão que o colaborador agora pode ter suas férias fracionadas em três períodos. Entretanto, não é somente a empresa que precisa concordar, o profissional deve aceitar também.
A divisão das férias do trabalhador deve acontecer da seguinte maneira:
- Um dos períodos não pode ser menor que 14 dias;
- Os demais não podem ter menos que 5 dias corridos.
Quem decide as férias do empregado?
Uma das dúvidas mais comuns é saber quem escolhe o período de férias do empregado. Em via de regra, a empresa que decide os períodos que o colaborador deve tirar férias, principalmente se ela for de porte grande, mas, deve avisar sempre previamente.
Porém, se a empresa tiver a possibilidade dê dar a abertura de o colaborador fazer parte desta “escolha”, mantendo um ambiente de trabalho harmonioso.
Isso é muito comum, por exemplo, quando pais decidem tirar férias juntos ou mesmo as crianças estão em período de férias e, por isso, o colaborador decide obter descanso neste período, para que toda a família saia de férias.
Claro, o negócio precisa continuar, a empresa deve se manter produtiva e, por isso, alinhar substituições durante o período é essencial para que não fiquem lacunas e um grupo de funcionários sejam sobrecarregados.
Quais são os benefícios da empresa e do colaborador ao fazer controle de férias?
Um aspecto muito importante a respeito do controle de férias é que não se trata apenas de uma aplicação que beneficia apenas a empresa, mas também o colaborador, tornando o ambiente de trabalho mais agradável.
- Entre os benefícios para a empresa, podemos citar;
- Organiza o cronograma de ausências, evitando impactos diretos na execução das tarefas;
- Aumenta o controle gerencial, permitindo que os gestores possam organizar escalas de trabalho;
- Garante o cumprimento das obrigações trabalhistas e ajuda o Departamento Pessoal a calcular férias;
- Prevê a necessidade de contratar trabalho temporário para suprir a falta de mão de obra.
Por outro lado, o colaborador se beneficia da seguinte maneira:
- Possibilita o planejamento pessoal e familiar do colaborador para que ele possa aproveitar o descanso remunerado;
- Oferece transparência para o trabalhador, mostrando quais são os prazos para solicitação de férias ou quais são os meses menos indicados para se ausentar;
- Proporciona abertura para negociar as saídas, o fracionamento das férias e até o abono pecuniário.
Como fazer um controle de férias em 6 passos
Depois de entender o conceito, o que diz a lei e quais são os benefícios de aplicar o controle de férias no seu negócio, vamos aos passos que irão te ajudar a implementá-la corretamente na empresa.
1. Organize o histórico de férias da empresa:
A primeira coisa que deve ser feita para implementar o controle de férias é realizar os registros detalhados de todos os períodos desfrutados pelos colaboradores. Portanto, o documento deve ter:
- Nome do funcionário;
- Período aquisitivo;
- Quantidade de dias já aproveitados.
Organizar um mapeamento com dados reais ajuda no planejamento e a entender os períodos corretos de cada trabalhador, assim as definições de férias não ficam incorretas e ninguém perde o prazo para descansar.
2. Análise o mercado da empresa:
Sabendo o período que cada colaborador precisa tirar férias, é muito importante que você avalie agora o mercado da empresa.
Verifique o histórico do negócio e converse com o setor estratégico para que possa entender quais são as necessidades de pessoal para um determinado período.
Além disso, empresas B2C tendem a manter seu quadro de colaboradores cheio em períodos do ano, onde acontecem mais vendas.
Portanto, entender a necessidade da empresa e o que está no cronograma vai ajudar o seu setor de gestão de pessoas a não cometer o erro e indicar as férias de uma pessoa que não pode se ausentar.
Saiba Mais:
3. Crie políticas internas para a definição de datas de férias:
É importante que o setor de RH crie políticas sobre pedidos de férias e períodos acatados e coloque em um local onde todos os colaboradores consigam ver.
Caso a empresa já tenha algum manual de integração, não esqueça de inserir nele o funcionamento das políticas de férias.
É natural que com essa política exposta, as pessoas comecem a fazer solicitações de férias em determinados períodos, mas, cabe a própria empresa definir quando.
Além disso, é essencial deixar claro todas as informações para que todos entendam que nenhum funcionário está recebendo algum privilégio de férias e que todos recebem o mesmo tratamento.
Realizar essa ação deixará explicito que a empresa manterá a comunicação transparente e preza por um relacionamento de bem-estar.
4. Avise o colaborador sobre as férias:
Depois de analisar os dados e ver quais eram as necessidades do colaborador, a empresa deve avisá-lo previamente, que ele sairá de férias no determinado dia de tal mês.
É muito importante que a empresa avise com, pelo menos, dois meses de antecedência. Adiantar a notícia vai ajudar o colaborador a se planejar, seja para tirar férias em algum lugar diferente, visitar um familiar ou mesmo descansar.
5. Encontre alguém para substituir o colaborador que irá tirar férias:
Agora que a empresa determinou quem sairá de férias em cada período, chegou o momento de encontrar os profissionais que irão substituir o colaborador ausente.
Esse é um ponto crucial ao negócio, pois, é necessário organizar a escala de trabalho e, assim, evitar que os processos fiquem parados, comprometendo os resultados do empreendimento.
Abaixo deixamos algumas dicas rápidas do que levar em consideração na hora de escolher um colaborador substituto:
As férias serão fracionadas ou completa?
Na hora de encontrar um colaborador para substituir outro membro do quadro de funcionários, a empresa precisa ter certeza se a ausência será de poucos dias ou completar os 30 dias.
De onde sairá o colaborador:
A empresa precisa determinar de onde sairá esse colaborador substituto.
- Será de outro setor?
- A empresa pretende contratar um freelancer?
- Ninguém irá ocupar o cargo?
Atualização na carteira de trabalho:
Por fim, a empresa vai precisar ajustar o salário deste colaborador substituto durante o período em que ele estiver atuando fora da função dele, caso seja o caso.
Tanto na Constituição Federal, quanto na CLT está previsto a atualização de salário do colaborador quando substituir algum funcionário e a sua volta ao posto original ao final do período.
Todas as mudanças que acontecerem no cargo do colaborador substituto devem ser alteradas também na carteira de trabalho e no registro do funcionário.
Vale lembrar que o colaborador não é obrigado a substituir o seu companheiro de trabalho. Caso ele decida não o fazer, cabe à empresa buscar por outra pessoa.
6. Use ferramentas para ajudar no controle de férias:
É muito importante que a sua empresa busque a alternativa de utilizar algum software para controle de férias ou outra ferramenta que considerar interessante, a Sólides Tangerino é uma ótima opção, e conta com um módulo de controle de férias único, conheça mais.
Ao fazer isso, você vai tornar o processo muito mais simples e otimizado, tornando boa parte das atividades repetitivas, automatizadas.
Quando você consegue manter o controle de atividades mais automático, ele evita possíveis erros humanos, como:
- Contas de faltas;
- Horas extras;
- A quantidade de dia trabalhados.
Existem muitas alternativas de ferramentas ou software de controle de férias que podem ser aproveitados, como:
- Planilha em excel para controle de férias de funcionários;
- Software de gestão de férias automático, etc.
Como melhorar o controle de férias?
Agora que você começou a aplicar o controle de férias na sua empresa, é natural que busque entender como melhorá-lo e deixá-lo adequado para lidar com o calendário de férias dos funcionários.
Por isso, o ideal é buscar por novas ferramentas e atualizar sempre que possível as políticas da empresa frente as férias.
Conseguir alinhar o desejo do colaborador e a necessidade da empresa, pode impactar positivamente no ambiente de trabalho e deixar todos mais felizes e alinhados.
Conclusão
Em suma, o controle de férias é essencial para garantir o cumprimento da legislação e promover um ambiente de trabalho saudável. Ao seguir os passos corretamente, desde a organização do histórico até a utilização de ferramentas modernas, o seu negócio assegura o respeito aos direitos dos colaboradores.
A definição das férias, embora regulamentada por lei, é uma responsabilidade compartilhada entre empregador e empregado, contribuindo para a construção de relações laborais transparentes e produtivas.
Ao investir no controle de férias, tanto a empresa quanto o colaborador se beneficiam, promovendo o equilíbrio entre vida profissional e pessoal e fortalecendo o comprometimento mútuo.
