Dominar o cálculo para folha de pagamento é essencial para qualquer profissional do Departamento Pessoal. Este documento não apenas reflete a gestão financeira da empresa, mas também afeta diretamente a relação com os colaboradores.
No entanto, essa tarefa pode se tornar complexa, especialmente quando feita manualmente. Os desafios na elaboração e nos cálculos podem resultar em impactos financeiros negativos e prejudicar a harmonia no ambiente de trabalho.
Neste contexto, a compreensão das obrigações legais e a aplicação correta das leis trabalhistas são fundamentais. Por isso, neste artigo, vamos fazer uma análise completa sobre o processo de elaboração da folha de pagamento, incluindo informações sobre o que é o documento, seus elementos essenciais, técnicas para calcular descontos e estratégias para otimizar o processo e muito mais!
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento representa um documento fundamental para a empresa e é por meio dele que a remuneração dos colaboradores é apresentada. Na folha de pagamento, deve constar todas as remunerações pagas no mês ao trabalhador, assim como todos os descontos feitos no pagamento e os benefícios incluídos.
Esse documento é uma obrigação legal das empresas e precisa apresentar todos os cálculos da remuneração mensal recebida pelo colaborador.
Pela centralidade que representa nas finanças da organização, o Departamento Pessoal deve desenvolvê-lo com atenção para evitar erros que possam prejudicar tanto a empresa quanto o trabalhador.
Falhas nos cálculos ou imprecisões podem ocasionar processos trabalhistas e também prejudicar o bem-estar dos funcionários na empresa, por gerar dúvidas sobre a transparência. Logo, requer ao Departamento Pessoal saber as leis e obrigações trabalhistas, entender o funcionamento dos cálculos e manter todas as documentações organizadas.
Independente do porte da empresa, seja ela pequena, média ou grande, a folha de pagamento deve ser feita todos os meses. Contudo, à medida que o número de colaboradores aumenta, o tempo para elaborar o documento também aumenta.
Trata-se também de um documento que deve incluir todos os colaboradores, desde quem é registrado com base na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), jovem-aprendiz, estagiário ou outro tipo de contrato trabalhista.
Legislação da folha de pagamento
Importante destacar que a folha de pagamento é um documento previsto em lei e cabe à empresa desenvolvê-la obrigatoriamente, mantendo uma cópia guardada junto aos recibos. Presente no artigo 225 do decreto 3.048, 6 de maio de 1999, que traz o Regulamento da Previdência Social, o texto enfatiza:
Art. 225. A empresa é também obrigada a:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
III – prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização.
Nesse artigo da lei, também constam outros tópicos obrigatórios às empresas, como as informações que devem ser encaminhadas ao INSS mensalmente.
Por isso, estar atento ao que diz a lei é fundamental para o Departamento Pessoal e evita qualquer tipo de problema em casos de problemas trabalhistas, já que a folha de pagamento pode ser considerada um documento comprobatório.
Folha de pagamento e holerite são a mesma coisa?
É comum dizer que a folha de pagamento e o holerite são os mesmos documentos, porém não são sinônimos. Essa confusão acontece, principalmente, porque ambos são documentos ligados à remuneração dos funcionários.
A folha de pagamento contém todas as informações sobre o salário e os pagamentos feitos ao colaborador, além de especificar todos os descontos. É feito pelo Departamento Pessoal para uma etapa gerencial fundamental para que o procedimento dos pagamentos seja realizado até o quinto dia útil.
O holerite é também conhecido popularmente como contracheque. Trata-se do documento demonstrativo que é disponibilizado a cada colaborador mensalmente. Nele, todas essas informações que compõem a folha de pagamento estão apresentadas para o funcionário.
O que deve compor a folha de pagamento?
Uma dúvida comum se refere ao que deve compor a folha de pagamento, já que não existe um modelo oficial a ser seguido.
Contudo, há informações que precisam ser redigidas no documento para que ele esteja em conformidade com a lei. Vamos explicar todos os itens detalhadamente.
De modo geral, a folha de pagamento é composta por:
- Dados do empregador — Empresa, CNPJ e demais informações de identificação;
- Data de realização do pagamento;
- Nome do trabalhador;
- Cargo, funções exercidas e/ou serviços realizados na empresa;
- Total de dias ou quantidade de horas trabalhados;
- Faltas, atrasos e horas extras;
- Salário bruto — representa o valor total sem descontos;
- Salário líquido — simboliza o valor pago ao trabalhador após os descontos;
- Todos os descontos legais que foram aplicados (FGTS, INSS, vales);
- Parcelas da remuneração e outras que não são parte da remuneração — um exemplo é a ajuda de custo;
- Contribuição sindical, quando for o caso;
- Demais informações da contabilidade que estejam ligados ao pagamento.
O salário é um dos principais itens observados na folha de pagamento, uma vez que é o valor mensal acordado para a prestação dos serviços do colaborador. Com esse valor bruto, a empresa procede aos descontos e aos benefícios para o cálculo da folha de pagamento.
Antes de explicar cada um dos descontos, vale mencionar os benefícios que fazem parte do cálculo para folha de pagamento. Alguns deles são:
- Horas extras;
- Adicional de insalubridade e periculosidade;
- Adicional noturno.
Horas extras
As horas extras devem aparecer na folha de pagamento, pois precisam ser pagas pelo empregador quando o colaborador ultrapassa a carga horária de trabalho. Isso significa que, em jornadas de oito horas por dia, o trabalhador pode fazer até duas horas extras. Há empresas que trabalham com banco de horas que são convertidos em folga.
O cálculo para pagamento das horas extras é feito com base em um acréscimo de 50% ou 100%. Porém, se o sindicato que representa o cargo tiver um acordo estabelecido para pagamento maior, este deve ser feito conforme as regras vigentes. Logo, cabe ao Departamento Pessoal seguir o que foi estabelecido.
Adicional de insalubridade
A insalubridade e periculosidade são adicionais que devem ser pagos e estão previstos em lei. Apesar de serem situações diferentes, elas podem gerar dúvidas.
O adicional de insalubridade consiste no pagamento ao trabalhador que realiza suas atividades laborais em um ambiente nocivo à saúde. Segundo o artigo 189, da CLT:
Art. 189 – Serão consideradas atividades ou operações insalubres aquelas que, por sua natureza, condições ou métodos de trabalho, exponham os empregados a agentes nocivos à saúde, acima dos limites de tolerância fixados em razão da natureza e da intensidade do agente e do tempo de exposição aos seus efeitos.
Nesse sentido, pessoas que trabalham em locais com ruídos de impacto, contínuos ou intermitentes, estejam expostas a condições climáticas de calor ou frio, ou ainda a agentes químicos ou biológicos, por exemplo, têm direito ao adicional.
É importante que a empresa conheça a Norma Regulamentadora (NR 15) que determina quais são as atividades consideradas insalubres.
Em relação ao pagamento, o cálculo para a folha de pagamento deve seguir o nível de insalubridade, que varia em três graus (mínimo, médio e máximo). Diz o artigo 192, da CLT, que:
Art. 192 – O exercício de trabalho em condições insalubres, acima dos limites de tolerância estabelecidos pelo Ministério do Trabalho, assegura a percepção de adicional respectivamente de 40% (quarenta por cento), 20% (vinte por cento) e 10% (dez por cento) do salário-mínimo da região, segundo se classifiquem nos graus máximo, médio e mínimo.
Importante frisar que o cálculo não é feito com base no salário bruto ou líquido do colaborador. Para o cálculo se toma por base o salário mínimo vigente.
Adicional de periculosidade
Por outro lado, existem categorias que exigem o pagamento pelo piso salarial ou com base no salário do funcionário. Cabe ao Departamento Pessoal se informar sobre qual é o pagamento definido como direito ao trabalhador.
O adicional de periculosidade, por sua vez, ocorre em casos de trabalhos considerados perigosos para a vida do trabalhador.
Isso significa que em atividades laborais nas quais o colaborador está exposto a situações que podem trazer danos a sua saúde, sejam eles imediatos ou posteriores, cabe o recebimento.
A periculosidade é atestada por laudos técnicos. Na CLT, o artigo 193, menciona que:
| Art. 193. São consideradas atividades ou operações perigosas, na forma da regulamentação aprovada pelo Ministério do Trabalho e Emprego, aquelas que, por sua natureza ou métodos de trabalho, impliquem risco acentuado em virtude de exposição permanente do trabalhador a: |
| I – inflamáveis, explosivos ou energia elétrica; |
| II – roubos ou outras espécies de violência física nas atividades profissionais de segurança pessoal ou patrimonial; |
| III – colisões, atropelamentos ou outras espécies de acidentes ou violências nas atividades profissionais dos agentes das autoridades de trânsito. |
Para fins de pagamento, a CLT diz, no primeiro parágrafo desse artigo, que o colaborador deve receber 30% de adicional sobre o salário.
Adicional noturno
Outro pagamento que deve constar na folha é o adicional noturno para casos em que o colaborador trabalha em um período das 22 horas de um dia às 5 horas do dia seguinte. Ademais, para cada hora trabalhada, deve-se computar como 52 minutos e 30 segundos.
Trata-se de um direito regulamentado pela CLT, no artigo 73:
Art. 73. Salvo nos casos de revezamento semanal ou quinzenal, o trabalho noturno terá remuneração superior a do diurno e, para esse efeito, sua remuneração terá um acréscimo de 20% (vinte por cento), pelo menos, sobre a hora diurna.
Agora que os adicionais foram explicados, vale esmiuçar quais são os descontos que podem aparecer na folha de pagamento e o que eles significam.
Quais são os principais descontos na folha de pagamento?
Algumas deduções sobre o salário bruto são consideradas obrigatórias e outras opcionais. Após esses descontos, o valor final consiste no salário líquido do colaborador, ou seja, aquilo que será recebido naquele mês.
Os principais descontos que o DP deve saber na hora do cálculo para folha de pagamento são:
- INSS (Instituto Nacional do Seguro Social);
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte);
- Vale-transporte;
- Vale-alimentação;
- Contribuição Sindical;
- Faltas, atrasos e saídas antes do horário;
- Adiantamento salarial;
- Plano de saúde e odontológico.
Vamos falar detalhadamente sobre cada um abaixo:
INSS
O INSS é um órgão essencial para garantir a seguridade social dos trabalhadores, provendo benefícios como aposentadorias, auxílios por doença ou acidente, e salário-maternidade.
Mensalmente, a empresa contribui com o governo, repassando o valor correspondente, denominado recolhimento. Esse desconto é obrigatório e deve ser claramente detalhado na folha de pagamento.
É importante que o Departamento Pessoal esteja familiarizado com as alíquotas aplicáveis a cada faixa salarial durante o processo de cálculo da folha de pagamento. Isso não apenas assegura conformidade legal, mas também evita erros que poderiam resultar em penalidades para a empresa.
Além disso, a eficiência no cálculo dessas contribuições é para manter a transparência e a confiança dos colaboradores.
IRRF
O IRRF não é descontado de todos os funcionários, apenas daqueles que recebem acima de um valor específico estipulado pela Receita Federal. Esse valor mínimo define quem está isento e quem terá o imposto retido na folha de pagamento.
O desconto depende do salário mensal do trabalhador e varia conforme as faixas de tributação estabelecidas. Portanto, é essencial que o Departamento Pessoal verifique os valores e aplique corretamente os descontos apenas aos colaboradores que ultrapassam o limite de isenção.
Dessa forma, a empresa assegura conformidade fiscal e evita erros nos cálculos da folha de pagamento.
Vale-transporte
Embora seja considerado um benefício, o vale-transporte é descontado do salário bruto do funcionário. Esse desconto ocorre pela empresa dividir o custo com o colaborador, tendo a possibilidade de descontar até 6% do salário.
Vale-alimentação
O vale-alimentação é um benefício considerado flexível ofertado pelas empresas. Nesse caso, as empresas podem descontar até 20% do valor total no salário bruto do funcionário.
Porém, não é um desconto obrigatório e vai depender da escolha da empresa. Se não houver desconto, o vale-alimentação passa a ser considerado parte da remuneração e entrará em todos os cálculos.
Contribuição sindical
A contribuição sindical possui algumas particularidades, já que, antes da Reforma Trabalhista, era tida como um desconto obrigatório. Porém, agora, é feita apenas para quem aderir. Logo, o Departamento Pessoal deve ter atenção ao fazer os cálculos e evitar cobranças indevidas.
Faltas, atrasos e saídas antes do horário
Em casos de faltas, sem justificativas, o desconto pode ser feito na folha de pagamento. Resguardado os casos previstos no artigo 473 da CLT, a empresa pode proceder ao desconto do dia de trabalho ou desconto semanal remunerado quando não houver justificativa.
Nos atrasos ou saídas antes do horário de trabalho, o desconto pode acontecer na folha de pagamento. Se a empresa possui uma política de tolerância nos horários, esse tipo de dedução não ocorre.
Adiantamento salarial
Há empresas que fazem o pagamento de uma parte do salário ao trabalhador antes da data de recebimento.
Essa prática é chamada de adiantamento salarial e, de modo geral, corresponde a 40% do total, sendo feito entre o 15º e o 20º dia útil, sem descontos de encargos. Nesse caso, na folha de pagamento do mês, deverá constar o desconto do adiantamento.
Planos odontológicos e médicos
Para planos odontológicos e médicos, em regime de coparticipação, não pode ser descontado mais de 40% do salário. Essas situações representam a divisão dos custos do serviço oferecido entre a empresa e os colaboradores.
Saber quais são os adicionais e os descontos no momento de calcular a folha de pagamento é importante para a gestão financeira da empresa. Além disso, com uma folha de pagamento bem feita, a organização mantém a transparência das informações e consegue explicá-las no holerite do colaborador.
Como calcular a folha de pagamento?
Antes de seguir para o cálculo de folha de pagamento, existem passos centrais a serem seguidos.
- Manter atualizado o quadro de colaboradores;
- Organizar os profissionais de acordo com a função e área de atuação;
- Ter as horas extras dos colaboradores;
- Conferir se os impostos (INSS e IRRF) estão descontados na folha de pagamento;
- Calcular corretamente;
- Identificar corretamente qual é o salário bruto e o salário líquido;
- Ter o Departamento Pessoal organizado para o pagamento ser feito até o quinto dia útil.
Para saber como calcular a folha de pagamento, basta seguir a conta abaixo:
Salário bruto + benefícios + horas extras + férias + 13º salário + adicionais (quando for o caso) – descontos obrigatórios – descontos facultativos (quando for caso) = Salário líquido
É com base no salário bruto que se deve proceder ao cálculo. Então, os adicionais são somados ao cálculo, enquanto os descontos são subtraídos.
Como calcular INSS e IRRF na folha de pagamento?
O cálculo do INSS segue a tabela de referência. Em 2024, a alíquota varia conforme o salário de contribuição.
- Para salário de até R$ 1.412, a alíquota é de 7,5%, sem parcela a deduzir;
- Entre R$ 1.412,01 a R$ 2.666,68, a alíquota é de 9% e a parcela a deduzir de R$ 21,18
- Entre R$ 2.666,69 a R$ 4.000,03, a alíquota é de 12%, com parcela a deduzir de R$ 101,18
- De R$ 4.000,04 a R$ 7.786,02, a alíquota é de 14% e a parcela é de R$ 181,18.
Cabe reforçar que o valor de contribuição ao INSS é sobre a remuneração total recebida pelo trabalhador.
Para o cálculo do IRRF na folha de pagamento, deve-se seguir a tabela em vigência. Em 2024, houve atualização e quem recebe até R$ 2.112 não tem desconto. As deduções acontecem tendo o rendimento como base de cálculo:
- De R$ 2.112,01 até R$ 2.826,65, a alíquota é de 7,5%, e a parcela a ser deduzida é R$ 158,40;
- De R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05, a alíquota é de 15%, a parcela é de R$ 370,40;
- De R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68, a alíquota é de 22,5%, e a parcela de R$ 651,73;
- Acima de R$ 4.664,68, a alíquota é de 27,5%, a parcela a ser deduzida é de R$ 884,96.
Como calcular o valor líquido da folha de pagamento?
Para realizar o cálculo do valor líquido da folha de pagamento, é importante saber o salário bruto, quais são os descontos e quais são os adicionais. Dessa forma, é possível saber o valor líquido, ou seja, quanto o colaborador vai receber.
Leia mais:
É possível automatizar esse processo?
Muitas empresas buscam o aumento de produtividade do Departamento Pessoal com a finalidade de diminuir a realização de processos manuais.
Isso não só reduz o tempo gasto para executar o cálculo para folha de pagamento, como também evita falhas na hora de desenvolver os documentos.
Por esses motivos, a melhor forma é automatizar a folha de pagamento com soluções que vão fazer os cálculos em minutos. Assim, os dados sobre INSS, IRRF, faltas, adicionais e horas extras são incorporados rapidamente à folha de pagamento.
Com a folha de pagamento digital, as organizações conseguem diminuir drasticamente o tempo de desenvolvimento do documento. Assim, o pessoal do Departamento Pessoal agiliza os processos e os realiza com maior eficácia e segurança.
Outro ponto vantajoso da automatização se refere à diminuição de custos para a empresa. Além disso, com a diminuição de falhas e erros, evitam-se gastos com processos trabalhistas que porventura podem surgir quando o pagamento é feito incorretamente.
